Productividad, una palabra que en los últimos años está en boca de todos. La Real Academia Española la define como “Cualidad de lo producido o la relación entre lo producido y los medios empleados” pero en el día a día la definición que más nos interesaría, tanto a empresas como a individuos, sería la siguiente:
“¿Qué y cuán rápido puedes hacer algo?”.
En este artículo no me limitaré solo a listar una sería de “tips” que seguir esperando que mágicamente la cantidad de tareas que yo o mi equipo somos capaces de realizar aumente. Me centraré en exponer la raíz del problema y analizar ambos, tanto el origen como la solución.
Metas de la productividad
Las metas… al leer el título de esta sección uno puede imaginarse que estoy hablando de la solución a un problema. Nada más lejos de la realidad. Estoy hablando del problema en sí.
Pese a que las metas son algo que todo el mundo intenta perseguir, tómese como ejemplo las resoluciones de año nuevo que nadie acaba cumpliendo u objetivos a 5 años vista, en estas nos encontramos un problema principal que en muchas ocasiones hace que sean inútiles: son conceptos abstractos.
Con esto no quiero decir que las metas y objetivos sean algo que debemos evitar a toda costa. Como con muchas cosas en nuestro día a día debemos tratarlas con cuidado y pesar en ellas como una herramienta más en nuestro arsenal.
Dicho todo esto: ¿qué solución tiene este problema, si es que lo podemos llamar así?
James Clear, autor del best seller Hábitos Atómicos, tiene la solución: Sistemas sobre metas.
Hábitos Atómicos – Amazon
El concepto de esta premisa parece simple a primera vista, pero no lo es. Tal y como demuestran los cambios que nos hemos visto obligados a aceptar estos últimos años como el trabajo remoto, falta de ambientes de trabajo estables o incertidumbre general en el mercado profesional, por nombrar algunos.
Metas pequeñas, grandes logros
James Clear nos muestra la idea de que si queremos alcanzar un objetivo tenemos que centrarnos en los cambios que tenemos que implementar poco a poco usando una guía.
Supongamos que tenemos como meta incrementar la producción de nuestra empresa en un 10%. Aunque la premisa es simple y fácil de comprender, nos encontramos que el llegar a ese punto puede resultar increíblemente complicado.
En vez de centrarnos en ese 10%, la idea que defiende Clear con el concepto Sistemas sobre Metas nos llevaría a, por ejemplo, analizar cuánto tiempo usamos en cada tarea. Pongamos que de media en nuestra organización usamos un 5% de nuestra jornada laboral respondiendo correos electrónicos. Una posibilidad es implementar automatizaciones para reducir ese valor a un 4.5%, dándonos más tiempo para realizar otras tareas.
Este concepto es el que se sigue principalmente en sectores como el automovilístico. En vez de buscar incrementar la producción per se, los ingenieros responsables de planta investigan cómo apretar un tornillo 0.1 segundos más rápido.
Concentración y el mito del Multitasking
El ser humano, al contrario de la creencia popular, no está diseñado para hacer varias tareas al mismo tiempo. Lo que ocurre en realidad es que saltamos rápidamente de una tarea a otra. Esto puede resultar a primera vista inofensivo. Sin embargo, múltiples estudios han demostrado que el costo de este salto de tareas puede alcanzar un 40 %.
Esta pérdida de eficiencia no se limita solo a cambiar de tareas. Se extiende a distracciones como una notificación en el programa de comunicación interno de la empresa, un compañero caminando a tu alrededor o un teléfono sonando en otra mesa.
Deep Work – Cal Newpor
En su libro Deep Work, Cal Newport nos expone a la idea de que todos necesitamos tiempo ininterrumpido y libre de toda distracción para realizar nuestras tareas eficientemente. Un ejemplo que nos relata Newport es el de cómo a un grupo de oficinistas se les asignó un día de su semana laboral en el que tenía prohibido el uso del correo electrónico y el teléfono. Pese al rechazo inicial, la productividad subió enormemente al crear un entorno de trabajo libre de distracciones, aunque fuese solo por un día a la semana.
Time blocking, una tarea por período
Para el usuario medio puede que un día completamente desconectado sea demasiado e impida el desarrollo normal de sus actividades profesionales. No obstante, podemos adaptar este concepto a nuestras necesidades con una idea increíblemente sencilla: Time blocking. Esta técnica es usada, por ejemplo, por el creador de empresas como Tesla o SpaceX, Elon Musk.
Este formato de trabajo nos invita a organizar nuestro día antes de empezarlo en bloques de tiempo en los que solo podemos realizar una tarea, digamos por ejemplo que nuestra jornada laboral es de 8:00 de la mañana a 14:00 de la tarde, podemos asignar de 10:00 a 13:00 como tiempo exclusivo de trabajo en el que activamos respuestas automáticas de email, contestador o mensajería conforme no estaremos disponibles hasta las 13:00, permitiéndonos así concentrarnos.
Foto: Pixabay
En lo que respecta al entorno de trabajo en muchas ocasiones no podemos hacer mucho, no podemos tener un despacho aislado para cada uno de los integrantes de la empresa. Lo que si podemos discutir con ellos es en que momentos quieren tener tiempo para concentrarse o simplemente si prefieren trabajar desde casa para evitar distracciones, como siempre esto depende de cada persona.
La ley de Parkinson
Para acabar me gustaría discutir algo relativamente rápido y sencillo, la ley de Parkinson. Esta ley nos dice que “el trabajo siempre tiende a ocupar todo el tiempo que se le tiene asignado”.
Todo el mundo ha tenido esa tarea en el trabajo que deja para última hora o entrega de proyecto en la universidad que aplaza hasta que no queda más remedio que hacerlo. Esto es la ley de Parkinson en acción.
La solución a esta especie de procrastinación es más sencilla de lo que parece: tenemos que crear fechas de entrega artificiales. Esto lo podemos conseguir de diferentes maneras, muchos podrán hacerlo simplemente a base de fuerza de voluntad, pero para la mayoría de los mortales, como un servidor, necesitamos más que eso. En mi caso, por ejemplo, hablo con mis compañeros y digo en voz alta para cuando creo que estará algo, le quito unos días y uso esa fecha como referencia.
El truco y lo difícil de este método es el medir el tiempo para que no sobre, de hecho, debería estar lo suficientemente ajustado como para que sea un reto alcanzable.
Un concepto muy similar siguen las metodologías como SCRUM, en las que se asignan períodos de 2 semanas para realizar un “Sprint” y al final de esas dos semanas las tareas asignadas tendrán que estar hechas, aunque no se tenga intención de hacer una entrega del proyecto como tal.
Foto: Pixabay
Cambios rápidos para mejorar tu productividad
A continuación describiré 5 cambios de hábitos que, aunque pequeños y sencillos, pueden permitirte enormemente mejorar la calidad y velocidad de aquello que haces.
Micro períodos de concentración
La idea es sencilla: cuando tengas que realizar una sola tarea abre un temporizador y marca un período de tiempo en el que te vas a concentrar en ella e ignorarás cualquier otra cosa, sea lo que sea. Inicialmente puedes empezar con poco tiempo, 25 minutos por ejemplo, tras el que tomarás un breve descanso de 5 minutos y vuelta a empezar.
Esta técnica, también conocida como el método de Pomodoro en honor a los relojes de cocina con forma de tomate, es una de las más usadas actualmente en el entorno académico, sobre todo universitario, para concentrarse en estudiar.
Comunicación con tu equipo
Es muy importante hablar entre compañeros y organizar partes de tu jornada laboral donde puedas concentrarte. Un ejemplo de esto puede ser hacer turnos para atender al correo, teléfono o a los clientes. Durante estos turnos permites al resto de tus compañeros concentrarse y realizar sus tareas eficientemente, al igual que luego lo podrás hacer tu.
Busca la dificultad justa
Cuando definas una tarea y selecciones el tiempo asignado para ella intenta buscar que sea un desafío, pero realizable. A esto se lo llama el Punto óptimo de desafío. Llegar a este punto nos permite alcanzar dos cosas muy importantes: No estresarse por tener que realizar una tarea muy complicada en poco tiempo y no aburrirse por hacer una muy sencilla en demasiado tiempo.
Por supuesto, al principio resultará extremadamente complicado llegar a este punto. En este caso es muy conveniente registrar el tiempo real y el que se asignó y analizar la razón de la disparidad para en futuras ocasiones estimar mejor.
Busca lo nuevo
Una cosa muy curiosa del ser humano es que le gustan las cosas nuevas. Mucha gente solo puede concentrarse si va a diferentes cafeterías todos los días a trabajar, a esto se le conoce como The Starbucks Work Phenomenom. Lo que permite a estas personas concentrarse no es el hecho de estar en una cafetería, es el cambiar de entorno y añadir algo nuevo.
Por supuesto en el día a día, sobre todo en un ambiente de oficina, no suele ser posible este tipo de cosas. Algo muy sencillo de implementar suele ser permitir a los empleados el cambiar a voluntad la mesa en la que trabajarán ese día o crear un ambiente de trabajo en el que no está mal visto salir un par de horas a la biblioteca más cercana porque quieres concentrarte y sacar una tarea de especial dificultad o en la que queda poco tiempo.
Cada persona es diferente, no fuerces una bala de plata
Tenemos que darnos cuenta que tanto para uno mismo como para nuestros empleados y compañeros no podemos forzar lo que creemos es mejor, hay gente que necesita tener música a todo volumen para trabajar y otra que necesita absoluto silencio.
Es importante crear un entorno en el que se permita a cada uno buscar lo que nos ayuda a ser productivo, de no hacerlo podemos llegar a una situación en la que hagamos más mal que bien intentando cambiar los procesos de la gente.
