Igape ven de lanzar unha nova convocatoria do servizo Apoio na adopción de solucións dixitais en mobilidade, incluído dentro do programa Re-acciona no que Inova desenvolve parte do programa de Transformación Dixital.
Trátase dun servizo de axuda á modernización das pequenas e medianas empresas galegas mediante a implantación de ferramentas dixitais que impulsen a competitividade do noso tecido produtivo
Os obxectivos que persegue o programa son tres:
- Facer máis eficiente o traballo.
- Permitir unha toma de decisións áxil.
- Impulsar a produtividade dos traballadores a través da dixitalización de boa parte dos procesos.
Inova, que prestará o servizo xunto con Balidea, acompañará á túa peme na implantación das solucións máis axeitadas en función dos obxectivos estratéxicos da túa empresa e das súas particularidades.
Entre a gama de solucións que poderás implantar atópanse as seguintes:
- Cadros de mando baseados en business intelligence.
- Plataformas de xestión comercial (CRMs)
- Postos de traballo virtuais
- Seguimento dixital da produtividade
- Xestores documentais sen papel
Fases de Re-acciona Mobilidade do Igape
No caso de que a túa solicitude teña éxito e que sexas beneficiario do programa, Inova desenvolverá o servizo ao longo de cinco meses divididos en catro fases:
- Diagnose inicial. Estudamos que solucións dixitais poden xerar oportunidades de mellora no modelo de negocio da empresa.
- Deseño do plan operativo. Priorizamos as solucións de maior impacto para a empresa e definimos a folla de ruta para a súa implantación.
- Implantación e posta en marcha. Realizamos a configuración e implantación da solución dixital prioritaria, e a capacitación na súa utilización.
- Seguimento. Seguimos a utilización da solución dixital dando soporte para a resolución de incidencias.
Ademais, formaremos aos traballadores no manexo das ferramentas e realizaremos unha avaliación exhaustiva da súa posta en marcha para que saques todo o potencial da dixitalización.
O prazo para presentar solicitudes remata o vindeiro 28 de xaneiro de 2022.
Escríbenos un mail para coñecer as túas necesidades e beneficiarte do programa a inova@inovalabs.es
Dixitalízate coa Oficina Virtual de Traballo Colaborativo
Como gañar axilidade na toma de decisións
Na actualidade, as empresas adoitan tomar as súas decisións en base á percepción do equipo humano e a datos recollidos en distintas ferramentas tales como as follas de cálculo ou os ERP.
Estas ferramentas non están especificamente deseñadas para a visualización áxil e estruturada de datos e non favorecen que o proceso de toma de decisións sexa todo o eficiente e preciso que podería chegar a ser.
Posto que a información se atopa en distintas fontes, é moi posible que haxa aspectos que pasen desapercibidos para quen debe decidir, que pode non ter un valor preciso sobre variables importantes como a marxe por proxecto, os custes indirectos imputables ou as partidas concretas que fan que se desvíe o presuposto inicial.
En moitos casos, os datos atópanse almacenados en silos que impiden que diversas áreas da compañía poidan explotar o seu valor. Noutros casos, a información obtida dos datos non é accesible para os distintos departamentos da empresa. De feito, é frecuente que se malgaste tempo diariamente en localizar os datos que fan falta para xestionar a organización.
Esta cuestión supón dous problemas: en primeiro lugar, o dato pode non ser único, co que a información obtida non é fiable; por outra banda, varios departamentos da mesma empresa pode que estean traballando en paralelo para obter a mesma información.
A procura do single source of truth, unha cuestión crítica
As compañías deben resolver esta cuestión para unificar os datos e poñelos a disposición de toda a empresa. Tamén, o mapeo das fontes de datos pode achegar información de alto valor engadido para resolver cuestións de relevancia para a organización.
Neste sentido, os denominados sistemas de Business Intelligence presentan esquemas con datos estruturados que, unha vez analizados, amosan visualmente a información en cadros de mando; isto fai posible que de xeito áxil e preciso cada departamento teña a información que require para adecuar a súa actividade á situación da organización e do seu contexto de operacións.
A extracción de datos correctos e únicos provenientes de fontes accesibles e fiables e a súa posterior análise é chave para obter unha vantaxe analítica.
As empresas poden dotarse desta tecnoloxía facilitadora de xeito sinxelo e a baixo custe. Existen diversas aplicacións como Power BI ou Click Sense que permiten mostrar a información obtida dos datos con KPIs e gráficas. Estas aplicacións facilitan que os sen coñecementos técnicos poidan detectar irregularidades e investigar ata obter a causa das mesmas.
Así, cada un dos usuarios desta tecnoloxía ten a capacidade de levar a cabo as accións pertinentes que en conxunto fagan que a compañía responda con maior celeridade e mellore os seus resultados.
O que aparece na imaxe (e que se pode consultar na seguinte ligazón) é un cadro de mando de demostración que simula a situación da función comercial dunha organización ficticia. Mediante esta ferramenta, un responsable comercial podería coñecer a situación do seu departamento de xeito rápido, a través dun ordenador ou dun dispositivo móbil, sen necesidade de facer ningunha outra consulta, de xeito inmediato e inequívoco.
Nembargantes, os cadros de mando teñen moitas aplicacións. Unha delas é a do seguimento de accións complexas: por exemplo, a Autoridade Portuaria de Vigo conta cun cadro de mando (http://www.bluegrowthvigo.eu/impacto) para amosar á súa comunidade a situación do Plan Blue Growth Porto de Vigo e as decenas de indicadores relativos aos distintos proxectos que o constitúen.
En xeral, as pemes que optan por adoptar esta tecnoloxía obteñen melloras significativas nos tempos invertidos na análise de datos e nos procesos de toma de decisións.
Re-acciona e dixitalízate co control horario e presencial
Como podemos valorar o produtividade?
O termo knowledge worker refírese aos traballadores de alto nivel que aplican coñecementos teóricos e analíticos adquiridos durante toda a súa formación, que lles permite desenvolver produtos ou servizos. Asóciase comúnmente aos traballadores do sector TIC, pero tamén se encadran outros coma os enxeñeiros, arquitectos, analistas financeiros ou consultores, entre outros.
Segundo o Wall Street Journal, dende os anos 80 do século pasado, o numero de empregos dentro da knowledge economy creceu a un ratio de 1,9 millóns de empregados por ano, en comparación co resto de traballadores que crecen entre os 100 mil e 250 mil anuais.
Medir a produtividade do traballo manual é fácil: ¿cantas X podes facer nun tempo Y? Pode ser mais complexo, pero o output resultado é algo tanxible. No caso dos knowledge workers, o seu valor esta na aplicación do seu coñecemento adquirido para a resolución de problemas complexos; pero medir a súa produtividade é moito mais difícil, non nos funcionan as mesmas regras debido entre outras cousas a que:
- O output pode ser intanxible e difícil de medir.
- Baséase na produción do equipo en vez da individual.
- As empresas non están a medir o tempo empregado polos seus traballadores.
- O tempo dedicado a traballar cada vez se dilúe mais entre a vida profesional e persoal en situacións como o teletraballo.
O que non se mide non se pode mellorar
Dado o gran abanico de sectores no que se encadran os knowledge workers, os resultados e a forma de calcular a súa produtividade varia moito dunha organización a outra, polo que é moi difícil elixir un KPI de aplicación xeral para todas as empresas.
Medir o tempo das tarefas pode servirnos para cuantificar a contribución de cada un dos traballadores, sempre que poidamos estandarizar no maior grado que poidamos o proceso de traballo e as tarefas a levar a cabo, xa que non é o mesmo nun servizo técnico dun banco responder a un tícket sobre: “Preciso que me transfirades a seguinte cantidade” que a un de: “Todos os datos na miña conta desapareceron e preciso desesperadamente recuperalos. Help!”.
Establecer unha ferramenta que permita contabilizar as horas dedicadas polos knowledge workers a cada un dos proxectos danos unha visión da produtividade destes; se ademais temos contabilizado o custe de cada hora do traballador, podemos contabilizar o custe de produción e o resultado económico dos proxectos.
Por último, esta dinámica pódenos axudar a detectar onde se atopan as gorxas de botella en cada unha das fases do proxecto: cal leva mais tempo, que fase ten un custe maior, etc.; ou que tipo de proxectos son os menos rendibles polo seu custe.
Sendo Inova unha empresa pertencente á knowledge economy, adaptamos unha ferramenta coa que contabilizar as horas dos nosos traballadores, previo traballo de definir o diferente estado de cada proxecto e das tarefas asociadas a este.
Desta forma, podemos coñecer non só a produtividade de cada persoa, senón tamén coñecer o traballo que supón cada unha das fases dos nosos proxectos -ou o montante total-. Se a isto lle engadimos a parte económica, podemos establecer o rendible que pode ser cada proxecto.
Re-acciona e dixitalízate coa plataforma de xestión comercial
Como ser áxiles e efectivos atendendo ás necesidades dos clientes?
Co avance tecnolóxico e a hiperconectividade existentes, os usuarios pasaron a marcar a tendencia do mercado, converténdose no epicentro de operacións de calquera empresa.
Os servizos están orientados a conseguir a maior satisfacción por parte do cliente, polo que é imprescindible saber o que necesitan e atendelos da maneira más eficiente posible. Isto non é unha tarefa sinxela dadas as múltiples plataformas de comunicación activas e os diferentes canles existentes.
Ademais de que normalmente a información é procesada por diferentes axentes con diferentes metodoloxías e recursos. Todo isto leva a un rexistro de información segmentado cun tratamento parcial por parte dos axentes comerciais. O cal culmina nunha atención con falta de persoalización e pouco achegamento ao cliente, algo a evitar se se quere gañar a súa confianza e obter a súa fidelización.
Precisamos que todos os implicados traballen baixo unha mesma plataforma e cun mesmo procedemento que permita que a información rexistrada se poida agrupar. Ademáis, así extraeríanse conclusións que leven a realizar accións comerciais estratéxicas e de valor para a empresa.
Unha xestión comercial eficaz
A plataforma de xestión comercial ou CRM permite ás empresas realizar a xestión das relacións cos clientes e das oportunidades de negocio nun só lugar. Proporciona un completo control da actividade comercial e posibilita realizar un traballo colaborativo e estruturado por parte do equipo comercial. É unha ferramenta preparada para almacenar toda a información de valor das operacións comerciais, dando lugar a un aumento da eficiencia do negocio.
Grazas a dispor dunha única fonte de información e dun único procedemento, o manexo das interaccións cos clientes faise máis áxil. Ademáis, é posible xerar oportunidades comerciais de maior calidade.
Este tipo de solucións integran todos os datos relativos ás accións levadas a acabo cos clientes así como as súas solicitudes ou comentarios en redes sociais e na web.
Por outra banda, mostra a información sintetizada, organizada e adaptada ao perfil do usuario; cunha simple ollada extráense a situación e os datos de interese sen necesidade de complexas procuras e navegacións en diferentes páxinas.
Unha visión unificada de tódalas accións
Por exemplo, no caso concreto dunha empresa con varias liñas comerciais, cada unha con diferentes produtos e axentes, os beneficios foron evidentes. A implantación dun CRM permitiulles conseguir maior control sobre o proceso de vendas e adquirir un retorno máis rápido.
Obtiveron unha visión máis unificada de tódalas accións que levaban a cabo baixo un proceso comercial único adaptado as casuísticas de cada liña. Os comerciais conseguiron unha ferramenta coa que xestionar as ofertas dende calquera lugar e en calquera momento mellorando á atención aos clientes.
Por outro lado, ter unha da base de clientes compartida permite xerar máis oportunidades ao identificarse sinerxías que benefician á empresa.
Re-acciona e dixitalízate co Xestor Documental
É posible organizar e acceder a grandes volumes de documentos dunha forma sinxela e eficiente?
A información xerada polas empresas medra de forma exponencial e na maioría dos casos a lei esixe que se conserven por un tempo determinado.
Se a isto se suma que non sempre se conta con un sistema eficiente para organizala e que non tódolos documentos poden ser accesibles para todos o resultado é que se acaba empregando unha gran cantidade de tempo buscando, almacenando e organizando documentos.
Esta falta de organización introduce problemas adicionais como documentos obsoletos, duplicados ou problemas coas versións. Estes atrancos causan un impacto nas horas que podemos dedicar ó traballo efectivo e empeorando a calidade do servicio proporcionado.
Para mellorar a produtividade e mellorar o fluxo de traballo a mellor opción pasa por instaurar un sistema de xestión documental, que é un software baseado en tecnoloxías web que nos permite o acceso á información desde calquera lugar e con seguridade en base a perfís de acceso.
É un sistema moi flexible que permite clasificar e acceder á información con gran versatilidade. Entre as súas características atópanse:
- Definición de taxonomías e categorías de documentos, para agrupar os documentos en grandes áreas temáticas.
- Etiquetado libre dos documentos para asignar termos clave.
- Posibilidade de relacionar os documentos entre si.
- Definición de ciclos de vida para os documentos, que permite obter unha traza dos estados polos que vai pasando.
Unha interface web sinxela e fácil de utilizar.
En Inova traballamos cunha ampla variedade de empresas, entre elas organismos que manexan grandes volumes de documentación e que tiñan graves problemas para identificar e acceder ós documentos correctos. En concreto conseguiuse:
- Evitar a perda de documentos, xa que están integrados e identificados nun único sistema, xa que pasaban gran cantidade de tempo buscando e solicitando documentos,
- Reducir o tempo de recuperación da información, xa que gracias á clasificación e etiquetado puideron acceder a documentos dunha temática similar de forma eficiente.
- Controlar versións: era un dos principais problemas un dos máis habituais en termos xerais, xa que segundo un estudo realizada por Perforce, o 83% dos traballadores perde tempo debido a problemas coas versións dos documentos. Entre eles destacan: buscar a versión correcta en correos electrónicos ou discos ou esperar a que un compañeiro acabe de traballar dun documento. Ademáis, permite revisar e identificar os cambios realizados e traballar nun documento sen actualizar.
Unha vez adoptado conseguiuse un aumento importante na eficiencia no traballo diario, coa conseguinte redución de custos e tempo.
